Во многих компаниях есть регламенты, обучающие материалы, документация к продуктам и так далее. Эту информацию нужно где-то хранить, причем так, чтобы к ней можно было быстро получить доступ. Конечно, можно пользоваться «костылями» вроде папки на Google-диске или инструментов MS Office. Но это не всегда эффективно, особенно, если данных много и они предназначены для разных групп людей. Мы уже рассказывали о том, что такое база знаний и как ее создать. В этой статье сравним инструменты, которые подойдут для этой задачи.
Раньше одним из лидеров рынка был Confluence. Среди его ключевых преимуществ Confluence — большое количество интеграций и расширений, возможность создавать сложные иерархии страниц и управлять правами доступа на разных уровнях. Там удобно работать совместными проектами, предлагать идеи, вести документацию.
Но решение обходилось дорого, особенно большим командам. К тому же, некоторые пользователи считали инструмент слишком сложным из-за множества настроек и функций. С уходом Confluence из России многим компаниям пришлось искать альтернативу. К счастью, на рынке есть много вариантов.
Но решение обходилось дорого, особенно большим командам. К тому же, некоторые пользователи считали инструмент слишком сложным из-за множества настроек и функций. С уходом Confluence из России многим компаниям пришлось искать альтернативу. К счастью, на рынке есть много вариантов.
Где создать базу знаний
Google Docs
Google Docs — вполне удобный, а главное, бесплатный инструмент для создания и хранения базы знаний. Структурировать информацию можно с помощью блока «Оглавление», которые добавляется в начало документа и может содержать ссылки на разделы и подразделы. Текст форматируется с помощью стилизации заголовков, списков, таблиц; в него можно добавлять ссылки, изображения, диаграммы. Есть много возможностей для совместной работы. История изменений сохраняется автоматически, и при необходимости можно быстро вернуться к предыдущим версиям. Можно работать в онлайн- и офлайн-режиме, предоставлять разные права доступа разным пользователям.
Но это не специализированный сервис для создания базы знаний и он скорее подойдет тем компаниям, которым не нужно хранить и публиковать много информации.
Но это не специализированный сервис для создания базы знаний и он скорее подойдет тем компаниям, которым не нужно хранить и публиковать много информации.
Helpdesk-системы
Во многих helpdesk-системах для быстрой обработки заявок есть инструменты для создания базы знаний. Внутри экосистемы HappyDesk тоже есть такой функционал. Редактор интуитивно понятен и прост в использовании — это увеличивает шансы на то, что база знаний будет активно пополняться. Статьи можно разделить по категориям, чтобы сотрудникам и клиентам было проще находить ответы. К материалам прикрепляются изображения, видео и ссылки, но есть ограничение по размеру — до 25 Мб. Клиенты могут переходить в базу знаний прямо из веб-виджета на сайте.
Одно из основных преимуществ состоит в том, что это русскоязычная платформа с локальной поддержкой и инфраструктурой. Стоимость HappyDesk начинается от 1000₽ — это ниже, чем у конкурентов. Правда, в некоторых аспектах HappyDesk может уступать более сложным и масштабируемым решениям вроде Confluence, в нем меньше плагинов и интеграций по сравнению с крупными платформами.
Одно из основных преимуществ состоит в том, что это русскоязычная платформа с локальной поддержкой и инфраструктурой. Стоимость HappyDesk начинается от 1000₽ — это ниже, чем у конкурентов. Правда, в некоторых аспектах HappyDesk может уступать более сложным и масштабируемым решениям вроде Confluence, в нем меньше плагинов и интеграций по сравнению с крупными платформами.
Как сделать базу знаний в HappyDesk
Узнать больше
Notion
Универсальный инструмент для организации документов, регламентов, задач и другой информации. Можно выбрать наиболее подходящий тип отображения данных: блокнот, таймлайн, календарь, папка с бесконечной вложенностью и так далее. В системе есть дашборды, которые поддерживают разные форматы контента; возможность работать с таблицами и формулами, модули аналитики, интеграции с другими решениями.
Сервис может заменить сразу много инструментов. К примеру, здесь можно создавать календари, канбан-доски, виртуальные офисы и так далее. Многие функции доступны бесплатно, но при покупке подписки возможности сильно расширяются. Стоимость начинается от $10 в месяц, правда, оплатить сервис с российской карты не получится.
Сервис может заменить сразу много инструментов. К примеру, здесь можно создавать календари, канбан-доски, виртуальные офисы и так далее. Многие функции доступны бесплатно, но при покупке подписки возможности сильно расширяются. Стоимость начинается от $10 в месяц, правда, оплатить сервис с российской карты не получится.
Teamly
Teamly — это инструмент, который сочетает в себе функционал для создания базы знаний и управления командной работой. Здесь удобно структурировать информацию, создавать разделы и подразделы, упорядочивать материалы по темам и категориям. Есть много возможностей для совместной работы: одновременное редактирование несколькими пользователями, комментирование фрагментов текста, чаты внутри статьи и так далее. Доступно несколько интеграций, есть удобный визуальный редактор, инструменты аналитики, гибкие права доступа.
С бесплатной версией могут работать до семи редакторов, но такая база знаний подойдет только для внутреннего использования. Стоимость платных тарифов начинается от 199 ₽ за редактора в месяц при оплате за год.
С бесплатной версией могут работать до семи редакторов, но такая база знаний подойдет только для внутреннего использования. Стоимость платных тарифов начинается от 199 ₽ за редактора в месяц при оплате за год.
Документерра
Документерра — это облачная платформа, позволяющая работать с технической документацией и управлять проектами. Здесь можно управлять всеми проектами в едином интерфейсе, создавать и настраивать шаблоны под любые виды документов, автоматизировать рутинные операции с помощью API.
К преимуществам платформы можно отнести удобную структуру, возможность совместной работы, гибкие настройки прав доступа, быстрый поиск по базе знаний и интеграция с другими популярными сервисами, наличие инструментов аналитики. Стоимость начинается от 12 900 ₽ в месяц, есть возможность перенести данные из других систем.
К преимуществам платформы можно отнести удобную структуру, возможность совместной работы, гибкие настройки прав доступа, быстрый поиск по базе знаний и интеграция с другими популярными сервисами, наличие инструментов аналитики. Стоимость начинается от 12 900 ₽ в месяц, есть возможность перенести данные из других систем.
Другие способы
Для создания полноценной базы знаний не обязательно прибегать к специальным инструментам. К примеру, можно создать отдельную страницу на сайте, которая будет называться «Помощь», «Полезная информация», «Что нужно знать о продуктах компании» и так далее. Важно, чтобы было сразу понятно, какую информацию там можно найти. Но нужно понимать, что обновлять и поддерживать такую базу знаний гораздо сложнее. Трудности могут возникнуть и с разграничением доступа к информации.
Еще один вариант — сделать серию обучающих роликов и загрузить их на любой видеохостинг. Это понятный формат, и некоторым пользователям он нравится больше, чем тексты.
Еще один вариант — сделать серию обучающих роликов и загрузить их на любой видеохостинг. Это понятный формат, и некоторым пользователям он нравится больше, чем тексты.
Как выбрать подходящий инструмент
Возможности сервисов для баз знаний во многом похожи. Но задачи у разных компаний могут быть очень разными, и при выборе сервиса лучше отталкиваться от них. К примеру, крупным компаниям, которые пользуются большим количеством IT-продуктов, больше подойдет решение наподобие Confluence.
Для компаний поменьше, которые хотят быстро и легко создавать и публиковать полезные материалы, и которые заинтересованы в улучшении качества обслуживания, оптимальным решением станет база знаний на основе helpdesk-системы.
Если вы до сих пор не нашли замену Confluence или просто выбираете другое решение взамен текущему, мы поможем бесплатно, а главное, безболезненно перенести все ваши данные, включая статьи из базы знаний. Это не займет много времени и освободит ваших сотрудников от большого объема работы.
Для компаний поменьше, которые хотят быстро и легко создавать и публиковать полезные материалы, и которые заинтересованы в улучшении качества обслуживания, оптимальным решением станет база знаний на основе helpdesk-системы.
Если вы до сих пор не нашли замену Confluence или просто выбираете другое решение взамен текущему, мы поможем бесплатно, а главное, безболезненно перенести все ваши данные, включая статьи из базы знаний. Это не займет много времени и освободит ваших сотрудников от большого объема работы.
